Perché le liste di attività non funzionano

come progettare una to-do list in modo matematico

Capita anche a te di arrivare a fine giornata stanco e frustrato (anche se non hai dovuto trascinare nessun tir o spaccare legna tutto il giorno)?

Probabilmente, appena entri in casa, o esci tutto nervoso dalla porta dell’ufficio, la tua esclamazione più frequente è qualcosa simile a: “cazzo, anche oggi non ho concluso niente“?

Se la risposta è SI-spesso, o anche SI-qualche volta, benvenuto nel club dei lavoratori esauriti.

Conosco bene questa situazione perché, dopo oltre 15 anni passati a fare il libero professionista, prima come informatico, poi come formatore e coach/consulente, la frustrazione di aver passato oltre 10/12 ore fuori di casa, ma non aver realizzato (apparentemente) nulla è davvero una delle cause più ricorrenti di nervosismo e litigiosità che io ricordi.

A dirla tutta, anche quando ero studente di ingegneria non è che le cose andassero in modo assai diverso.
Infatti l’ho conclusa in 13 anni 🙁

Oggi però la situazione è cambiata, in meglio per fortuna.

Quindi voglio condividere con te un piccolo stratagemma che ho imparato in questi anni di studio appassionato della gestione del tempo e di come sfruttare al massimo ogni minuto.

Cosa ti frena nella realizzazione personale e professionale

Mi piace chiamarli i serial-killer della produttività perché, nonostante ci sia in atto una vera e propria campagna di demonizzazione della efficienza sul lavoro (a favore della efficacia personale), io continuo a pensare che se vuoi essere davvero efficace non puoi permetterti di buttare il tempo in attività di basso valore.

E, per esperienza, ci sono nella vita lavorativa e non di ciascuno di noi, almeno una decina di comportamenti ricorrenti e “malati” (o disfunzionali, come dicono i nostri amici PNLlari) che ci portano sempre lontano dai risultati che speriamo di ottenere.

Insomma, hai tutto in ordine, competenze e capacità da vendere, ma continui a sentirti senti uno che non combina nulla di buono, fatica a raggiungere gli obiettivi e scarica ingiustamente questa tensione a casa o sui colleghi che non sempre ne hanno colpa.

E’ realmente una situazione spiacevole e dolorosa.
Vediamo quindi se, eliminando almeno il primo di questi killer della tua produttività, riesci a migliorarla.

liste di attività: avere troppi obiettivi è un problema

Troppi obiettivi o to-do-list troppo lunga

Avere troppi risultati da raggiungere, specialmente se te li fissi tu (e non ti vengono imposti dall’alto) è la maggior causa di frustrazione che tu possa avere.

LEGGI ANCHE  12 Segreti per tenere Riunioni efficaci (senza rompersi le palle)

Infatti lo stress e il nervosismo nascono dal fatto che tu guardi la tua lista chilometrica di ipotetiche “cose da fare” (che già di per sé chiamare obiettivi sarebbe errato), vedi che ne hai spuntate meno della metà e lì cominci a sentirti un cretino incapace.

Ti incoraggi dicendo frasi tipo “ecco, anche questa settimana dovevo fare tutto questo, invece ho fatto solo poche cose. Sono proprio una merda”.

E’ una vera mazzata per il tuo orgoglio ed autostima e, soprattutto, quando ti dici così non ti dai nessun suggerimento utile per fare in modo che la volta dopo non succeda più.

Cosa puoi fare?

Siccome uno dei motivi per cui non porti a termine tutti gli obiettivi è che non hai davvero tempo per farlo, il problema alla base è semplicemente quello di “essere troppo ottimista”.

Ti illudi di avere giornate perfette da 15 ore piene di lavoro, ma la realtà è ben diversa.

La prossima volta che scrivi la to-do-list della settimana…

Segui fedelmente questa procedura:

  1. Scrivi tutte le attività che pensi di dover/voler portare a termine
  2. Ordinale in base alla priorità o urgenza (sono diverse, lo so, ma in questo caso le assimiliamo, ok?)
  3. Pensa a quanto tempo ci vorrà per terminare ognuna di quelle
  4. Se il tempo indicato è superiore a 90 minuti, suddividi l’attività in sotto-attività
  5. Moltiplica almeno x2, ma ti consiglio x3, il tempo indicato – per tenere conto della REALTA’
  6. Indica quante ore pensi di poter dedicare al lavoro questa settimana (40, 60, 80?)
  7. Partendo dall’alto della tua lista esegui le somme delle ore e fermati non appena hai raggiunto il numero limite del punto precedente.

Vedrai che, limitando l’eccesso di ottimismo, le cose da fare non sembreranno più troppe.
Il nervosismo e l’ansia da prestazione diminuiranno radicalmente e saranno un volano per iniziare una nuova settimana con più energia e motivazione rispetto a quella precedente.

Inoltre, dare una tempistica a ciascuna attività è fondamentale perché:

  • ti permette di visualizzare mentalmente tutto il processo che metti in moto per portarlo a termine
  • ti aiuta ad anticipare possibili problemi, interruzioni o aspetti che non conosci
  • porta alla luce, in modo matematico e inconfutabile, un fattore tempo che tendiamo spesso a considerare come illimitato, mentre la realtà ci dice ben altro
LEGGI ANCHE  Massima concentrazione: le tecniche di 10 giovani imprenditori

La prossima volta che ne compili una, prova a mettere in pratica questo piccolo ma importante stratagemma e fammi sapere come è andata e quali difficoltà o insegnamenti hai tratto.

Ecco come ha risolto il problema delle liste troppo lunghe il mio amico “smanettone” Valentino Spataro

Qui invece trovi il link all’agenda personalizzata da stampare e usare al posto di quelle tradizionali che sta usando Valentino con grande successo.

E tu come usi le liste di attività?

Lasciami nei commenti qui sotto la tua esperienza con l’uso delle liste: come ti senti quando le compili, con quali strumenti lo fai, se hai un metodo o procedi alla cavolo (come molti), cosa succede quando tiri le somme e vedi che non hai terminato quello che avevi da fare…

Post Consigliati

Dimentica di fissare gli obiettivi. Focalizzati in... Tutti abbiamo obiettivi che vogliamo realizzare nella nostra vita: ottenere una forma migliore, costruire un business di successo, formare una famiglia meravigliosa, scrivere un libro best-seller,...

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *